Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 28.8.2018 klokken 18:00
Til stede: JJ, BS, CD, HR, AR, MOBE
Afbud: SV, MBek, DS
Dagsorden:
1) Godkendelse af referat
Referatet var ikke klar, fordi der var indskrevet kommentarer. Det kunne derfor ikke godkendes. Næstformanden henstiller til, at der ikke skrives bemærkninger i det referat, der ligger i DropBox, udover rettelser, der skal med i udgivelsen. Det meddeles samtidig referenten, at der er ændret i referatet. Hvis man har behov for huskenoter, gemmes referatet under andet navn, så der ikke skal justeres i det igen, før det kan udgives.
2) Formandens punkter
Ekstra AB-møde tirsdag den 11. september kl. 18 for at forberede forslag til afdelingsmødet.
JF laver indkaldelse + bestiller bespisning.
Hundetegn: Modtaget tilbud om 50 stk. til i alt 3000 kr. incl. tryk med SydBo-logo (fra hælebaren i centeret). Afd. 2 skal spørges, om de vil være med i aftalen.
Erkendtlighed til Sophus i forbindelse med sygemelding (chokolade).
Kort orientering fra formanden om beboersag.
3) EK’s punkter, herunder budgetopfølgning og evt. ny køkkenordning
Personale: sagt farvel til Erik og goddag til Rene, der har gode grønt-kompetencer. Erkendtlighed til Erik med tak for mange års samarbejde.
Tørrerumsdøre til Gårdrumshusene: alle huse har fået nye døre. Alle nøglebrikker er derfor nulstillet, og der er kodet adgang for de relevante fra gårdbestyrelserne. Der eftermonteres dørpumper på alle døre. Der skal være en tøjkurv i hvert hus. De blændede døråbninger spartles og males.
Multirum: nøgler afkodet. Nu kun adgang for John, Jens og Helen. Det blev besluttet, at den til enhver tid siddende formand har ansvar for at hhv. udlevere og indsamle nøglebrikker for relevante bestyrelsesmedlemmer ved indtræde/afgang i bestyrelsen. Der åbnes ikke for øvrige beboere, før lokalerne er klar.
Ole Dandanell bliver formand for Billardklubben.
Gulvet spartles, og der lægges træningsmåtter. Der lægges ikke linoleum på i denne omgang, idet det vil blive beskadiget af træningsmåtterne.
Billardklæde reetableres.
Økonomisk fordelingsnøgle: 1/3 betales af afdeling 2, 2/3 af afdeling 1.
Vaskeri: Systemet er omkodet til at være lukket mellem klokken 24 og 06, så vi undgår at vaskeriet bruges som varmestue.
Festlokalet: Alternativ til gardiner er folie på vinduerne. Pris: 500 kr + moms (= ca. 1000 kr. pr vindue). Aktivitet er ikke lagt i budget, og der blev ikke truffet beslutning om vi skal vælge nye gardiner eller folie.
Klage fra beboer over manglende toiletruller, håndklædepapir, manglende rengøring.
Beslutning: Der skal laves ny skiltning, der oplyser, at bestik ikke må lægges direkte fra opvaskeren i bestikskuffen, for så får det skjolder – og fremstår beskidt (uden at være det).
Understregning af, at beboerklager vedr. festlokalet rettes til JJ eller MBEK, og ikke til EK.
Besluttet: Ophængning af skitsetegning over bordenes placering + nødudgange.(Der ligger en kopi af den samme liste i mappen).
JJ og MBEK laver 2 x årligt optælling af service + opsætning af sedler på indersiden af lågerne af hvad, der står hvor. Iværksættes inden afdelingsmødet.
Budget fjernvarme: beløbet passer.
Projektor: tilbud indhentet fra Lomax. Epson eb-x27, 2874 kr incl. Beslutning om bestilling, så den er klar til brug ved afdelingsmødet.
Bænke: tilbud indhentet på Scandinavia NF2301: 1 bænk 5200, flere 4800 kr. Montering: 1000 kr pr stk. Reparation af bænk ved p-pladsen iværksættes.
Maleropgaver/design: Bænke i perimeter, dvs. på pladsen foran fælleshuset, males i Københavnergrøn. Resten af bænkene bliver gråblå (mørk) midnat u-753 - ligesom fælleshusene.
Vi får malet 2 farveprøver på taget i kontainergården mhp. at kan vælge en af dem: københavnergrøn og lys grøn: grøn hede u-795.
Tunnel mellem 77 og 81 testmales med bøgehegnsgrå (fejlfarven). Metalskilt i mørkegrønt og hvidebogstaver (HR maler skiltet).
Niels (gård 5) leverer to eksempler på gårdnummerskilt med super grafik.
Clean up: tilbud modtaget, er ikke indregnet i næste års budget.
Beplantning foran fælleshus: Der plantes buksbom-kugler i de små felter (idet der kan ikke vokse større beplantning der).
Budgetkontrol: Systembøwl. Alle rekvisitioner, der har været åbne, lukkes af MOBE i AUG, SEP, OKT, så de ikke belaster systemet. Konto 114 har brugt 70%, 115 er brugt 0%, 116 har brugt 50% MOBE foreslår, at vi 2 x årligt gennemgår det med uddybninger og forklaringer.
Evaluering af køkkenordning: Afventer nyt møde med Arne Petersen, driftschef Steven Budden og EK om endelig færdiggørelse af køkkenaftalen. Fordelen er, at der er én håndværker til alle køkkener = gode rabatter og indgående kendskab til de lokale forhold. Hvis man vælger egenbetaling, er der frit valg.
YOUSEE vil holde infomøde i uge 37 eller 38.
4) Øvrige medlemmers punkter
Hængepartier fra sidste møde:
Tyveriforsøg fra kontainerpladsen: skal sagerne fra kontainerpladsen anmeldes til politiet, eller lader vi dem ligge? Beslutning om at anmelde. Det blev ikke aftalt, hvem der anmelder på bestyrelsens vegne.
Det blev besluttet, at alle beboerbrikker lukkes til den store port, så der kun er adgang rundt om hjørnet. (Dette orienteres der også om på afdelingsmødet).
Hvilke adgange skal en bestyrelsesbrik have: Der skal være ensartethed. MOBE laver en opgørelse over, hvem der har adgang til hvad, og så behandles det på næste møde. MOBE undersøger også, hvilke håndværkere der har adgang til hvad.
Hvem er tovholder på adgangskoder til Fibia i gårdrumshusene: Det er ikke åbnet endnu, og der er derfor heller ikke givet koder endnu. EK får koderne og fordeler dem til gårdrumsformændene.
5) Sager til drøftelse/beslutning
a) Drøftelse af indkomne forslag til afdelingsmøde
Et beboerforslag indkommet om beskæring af beplantning ved p-pladser.
b) Fremlæggelse af bestyrelsens forslag til afdelingsmøde.
Hundegård, trampoliner, fælles hhv. gang-/cykelsti for afd. 1,2 og 3.
Trampolinforslag: Ingen har endnu kommenteret på udkastet. Hvordan skal ordlyden på forslaget være? MBek havde nogle gode betragtninger, som gerne må inkorporeres. Behandles inden den 11. sept. HR udsender på mail.
Præsentation af nyt køkken i gård 1: Vi laver en præsentation af projektet på afdelingsmødet. MOBE laver økonomisk overslag over pilotprojektet. Begge dele skal være klar til mødet den 11. september.
Markering af Marianne Bentsens dødsfald: 1 min. stilhed på afdelingsmødet ved formanden.
Referat af afd. 2 afdelingsmøde den 17. september kl 1900. BS + HR+ JJ.
6. Nyt fra udvalg. SydBo, Fjernvarmeværket
Designudvalg: maling af opgangene er ikke med i langtidsbudgettet. Der laves derfor ikke et designforslag til beslutning på afdelingsmødet.
Kvalitetstjek af Brian Frederiksens malerarbejde (udvalg + MOBE iværksætter).
Præsentation af status for designprojektet skal gerne være klar til mødet den 11. september. Kontainerplads: Der er holdt møde om fartdæmpende foranstaltninger på den store p-plads.
Aktivitetsudvalg: Seniortur +50 var en stor succes. 54 deltagere. Lego-tur gik også superfint med 127 deltagere. Banko: alle datoer for 2018+2019 er fastlagt og lagt i kalender.
Velkomstskrivelse til nye beboere: JJ vil tale med afdeling 2 for at få dem til at svare på de manglende punkter. Skrivelsen skal gerne være klar til præsentation på afdelingsmødet. (dvs. klar senest 1 uge før mødet).
7) Indkomne forslag. Se 5. a
8) Forslag til næste møde
JJ har beretningen klar til mødet den 11. september. JJ udsender den som kladde, som resten af bestyrelsen kommenterer på. Udvalgene laver bidrag til beretningen (ved de enkelte udvalgsformænd). Disse skal også ligge klar til mødet den 11.
9) Næste møde:
Forberedelsesmøde til afdelingsmødet den 11. september kl. 18. Konstituering umiddelbart efter afdelingsmødet den 25. september, og derefter første afdelingsbestyrelsesmøde den 02. oktober kl.1800 (tentativt).
10) Eventuelt - NIL