Referat af ordinært bestyrelsesmøde, tirsdag den 07.11.2017, kl. 18.00
Tilstede: John Jacobsen (JJ), Helen (HR), Morten Bek (MBEK), Connie Dreyer (CD), Sophus Vørsing (SVO) Berit Stenbæk (BS), Anja Rune (AR) Morten Bergstrøm (MOBE)
Ikke tilstede: Daisi L. Schultz. (DLS)
Dagsorden:
1) Godkendelse af referat
Referat af okt. blev godkendt, underskrevet og sat ind i mappe.
2) Formandens punkter
Stor ros til referatet fra afdelingsmødet.
3) EK`s punkter, herunder budgetopfølgning
MOBE oplyste at der er 46 hundetilladelser i BH1. Der er cykelindsamling i gang p.t. Der er en større opretning af fliser i afdelingen i gang. MOBE vil prøve at synliggøre de arbejdsindsatser som ejendomskontoret gør i forhold til eksterne håndværkere. Dette vil også blive muliggjort af den nye digitale platform (UNIK) der træder i kraft den 27. nov. MOBE er superbruger og underviser. Vedligeholdelse ude og inde i boligerne blev diskuteret og 360 graders rapporten afventes. Rensning af tagrender på rækkehuse iværksættes. Ejd. Kt. Holder øje med om der er arbejder der kan gennemføres i indeværende budgetperiode. MOBE har fået svar fra Miele og dette tages op på fællesmødet med afd. 2. Budgetopfølgningen udviser et forbrug på ca. 88% på konto 114, ca. 9% på konto 115 og ca. 57% på konto 116.
4) Status på udvalg.
Designudvalg: Faktura fra arkitekt er modtaget og anvist til betaling. Afd. 2 følger tæt med i farveskiftet for evt. at implementere. Grønt udvalg: gjorde opmærksom på at der stadig er brug for udtynding i træerne m.v.
5) Øvrige bestyrelsesmedlemmers punkter.
HR vil høre om tilbud på at anskaffe spinningcykler til motionsrummet. HR skriver ud på e-mail når pris kendes. Pris på at etablere P-pladser langs stamvejen undersøges af Ejendomskontor.
5a) Information fra deltagere på KAB konference 2017.
MBEK synes det var en god konference med relevante emner om digitalisering, men der var lidt for meget nørdsnak. HR lidt for kort tid i søndagens workshop. BS Der bør være lidt bedre mødestyring i plenum. Alle udfylder evaluering og kommer med konstruktiv kritik af konferencen.
6) Sager til drøftelse/Beslutning.
6a) Forslag til fællesmøde med afd. 2 d. 15-11-17. Dagsorden udarbejdes efter 8-11-17.
Vaskeri, grønne områder, samarbejde om servicerammer og 360 graders analysen, evt. bogreol i vaskeriet.
6b) SmartAir brikker.
Når der opsættes SmartAir adgangskontrol på cykelskure så udleveres der 3 brikker pr. lejemål og der vil være mulighed for at købe ekstra brikker.
6c) Vedhæftede forslag.
6c) 1. Beboeraktivitetsudvalg: Lokale til byt en bog.
Der skal findes et kælderlokale
6c) 2. Fællesarealudvalg: Parkeringsplads skiltning vedr. hastighed, skiltning ved eller flytning af fodgængerfelter, genetablering af hajtænder ved udkørsel fra p-plads til stamvej.
Udvalget går i gang med at kigge på ovennævnte opgaver.
6c) 3. Gårdrumsudvalg: Hurtig indkaldelse af gårdrumsbestyrelser til møde.
Konstatering af lovlig valgte bestyrelser i alle gårde som punkt på mødet.
Møde foreslås indkaldt til den 23.11.2017 18.30. AR indkalder
6c) 4. Alle udvalg bør vælge en tovholder/formand, der sørger for mødeindkaldelser mm.
Konstituering blev gennemgået og tovholder blev markeret med fed skrift.
6c) 5. Nyhedsbrev AB udsendes d.å.
Udsendes i november.
7) Nyt fra Syd-Bo, fjernvarme, TV-pakke.
Referat fra Syd-Bo repræsentantskabsmøde udsendt til alle og man er velkommen til at stille spørgsmål. Ombygning af TV-anlæg skal snart igangsættes og der skal indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde snarest.
8) Forslag til næste møde
MBEK Infoskærme i opgange. Vedligeholdelses standard i Gårdrumshuse besigtiges bl.a. køkkener. Udvalget foretager markvandring til gårdrumshusene.
9) Eventuelt
Intet at referere.
Næste møde: tirsdag d. 05. dec. 2017 kl. 18.00
SVO07112017