Referat af ordinært bestyrelsesmøde, tirsdag den 07.02.2017, kl. 18.00

 

Tilstede: John Jacobsen (JJ), Helen (HR), Sophus Vørsing (SVO), Morten Bergstrøm (MOBE), Berit Stenbæk (BS), Anja Rune (AR)

 

Ikke tilstede: Jan Andersen (JA), Connie Dreyer (CD),

 

Referat       

 

 

1) Godkendelse af referat

Referat af 03.01.17 blev godkendt, underskrevet og sat ind i mappe. Procedure angående udgivelse af referat på hjemmeside blev diskuteret og vores forretningsorden opdateres tilsvarende.

 

2) Formandens punkter

JJ + BS får tilbud på køledisk/bar og nyt komfur.

 

3) EK`s punkter, herunder budgetopfølgning

Der er en aftalt dobbelt udlejning kr. himmelfart 2018 og bestyrelsen vil stå for optællingen mellem de 2 udlejninger. Ekstra papcontainer til containergården er indkøbt. MOBE har fået tilbud på opmærkning af parkeringsbåse på. Kr. 38.000,- + m og får indhentet et kontroltilbud herpå og iværksætter. MOBE får udbedret skader i asfalten på stamvejen og fornyelse udskydes. Glascontainer flyttes op ved transformatorstation og frigiver derved en p-plads. Der er penge til at male skure i år. Affaldsskure og cykelskure hvor der er indkig males også og der skiftes til LED belysning. Der arbejdes på at få direkte varme ind i varmecentralerne 49 + 74. KAB har udarbejdet diverse piktogrammer som måske kan anvendes i skralderum m.v.

Budgetopfølgningen udviser et forbrug på ca. 8% på konto 114, ca. 0% på konto 115 og ca. 19% på konto 116.

 

4) Øvrige medlemmers punkter

Der er startet et feminessehold,

SVO skal sørge for at der bliver etableret Wifi i fælleshuset for bestyrelserne.

MOBE sørger for at velkomstbrev/quickguide bliver opdateret og sendt til BS.

BS + JJ laver et udkast til forretningsorden.

SVO + MOBE sørger for at få et bud på at etablere projektor i FH. Det blev besluttet at det var OK at ”låne” lærredet i fælleshuset ved udlejninger, men der skal tilføjes procedure til udlejningsreglerne angående fjernbetjening og evt. erstatning.

 

Sager til drøftelse/Beslutning

5a) Hurtigere offentliggørelse af referat.

Referatet distribueres til bestyrelsesmedlemmerne via DropBox. Det offentliggøres snarest muligt for beboerne i glasskab og lægges på hjemmesiden.

 

5b) Ændring af konstituering vedr. rådighedsbeløb.

Der fremlægges bilag og kontoudtog en gang i kvartalet og foretages internt kasseeftersyn. Berit valgtes som intern revisor. (Indskrevet i konstitueringspapiret).

 

 

5c) Fælles gårdrumsregler vedr. udlejning (jul+nytår).

Gårdrumsudvalget udarbejder et sæt fælles regler efter afholdelse af møde den 1. marts 2017.

 

5d) Forslag om etablering af fartdæmpende foranstaltninger på stor P-plads. Skilte + evt. bump – herunder fodgængerfelt..

JJ laver plan for skiltning m.v. på stor p-plads.

 

5e) Opfølgning af punkt 5c fra 3/1-17 udsættes.

Udsættes indtil videre.

 

6) Opsamling af opgaver i BH.

SVO + BS laver en prioriteringsliste til næste møde.

 

 

Sager til orientering

7) Nyt fra udvalg incl. Sydbo.

Michael Christensen har inviteret til budgetmøde. Materiale om Servicerammer lægges i dropbox.

 

8) Forslag til næste møde

Gennemgang af mødeplanlægning for resten af året.

 

9) Næste møde: tirsdag d. 07.03.2017 kl. 18.00

 

10) Eventuelt

Gård 5 har endnu ikke afholdt gårdrumsmøde.

 

 

/SVO07032017