Referat af ordinært bestyrelsesmøde, tirsdag den 04.04.2017, kl. 18.00

 

 

 

Tilstede: John Jacobsen (JJ), Helen (HR), Sophus Vørsing (SVO), Connie Dreyer (CD), Berit Stenbæk (BS), Anja Rune (AR)

 

Ikke tilstede: Jan Andersen (JA), Morten Bergstrøm (MOBE),

 

Referat                     

 

1) Godkendelse af referat

Referat af 07.03. blev godkendt, underskrevet og sat ind i mappen sammen med en del tidligere referater.

 

2) Formandens punkter

  • JJ fortsætter med projekt p-plads så det kan fremlægges på afdelingsmødet.

 

  • Køledisk til det store fælleshus afventer stadig tilbagemelding fra leverandør.

 

  • Fraflytningssyn med bestyrelsen blev diskuteret men det er ikke noget der tilbydes generelt.

 

  • Sag omkring kluns fra vores containerplads blev diskuteret og JJ tager sagen op via ejendomskontoret.

 

  • JJ rykker administrationen for status på revideret husorden.

 

  • Der var enighed om at opslag om venligboerne er ok at sætte op i opgangene. JJ svarer på henvendelsen.

 

  • JJ har gennemgået regnskaberne for bankoklubben og fundet alt i orden.

 

  • Ifølge forretningsorden afleverede Formanden regnskabet for rådighedsbeløbet til den kvartalsvise interne revision og resultat fremlægges på næste møde. JJ tager det med som et separat punkt på dagsordenen fremover.

 

3) EK`s punkter, herunder budgetopfølgning

  • Budgetopfølgningen udviser et forbrug på ca. 21,9% på konto 114, ca. 0% på konto 115 og ca. 25,91% på konto 116.

 

  • SVO lavede et kort oplæg om baggrunden for servicerammerne og hvorfor det er vigtigt der er konsensus blandt alle bestyrelsesmedlemmer og afdelinger med fælles drift. Servicerammer blev indledende diskuteret og der var enighed om at JJ undersøger med afdeling II og MOBE om at afholde et fællesmøde.

 

  • Infoskrivelse på fremmedsprog diskuteres ligeledes på dette møde.

 

  • Da der er konstateret en del cigaretskod i kældrene anmodes ejendomskontoret om at få opsat rygning forbudt passende steder i kældrene.

 

  • Legeredskab til Gård 1 blev udsat til næste møde.

 

4) Øvrige medlemmers punkter

Brug af Facebook gruppen blev diskuteret og der var enighed om man poster opslag som privatperson.

Fanen aktiviteter på vores hjemmeside kan anvendes til eksempelvis Spejderne, bankoklubben, gårdrumsbestyrelser etc. Arrangementer sættes i kalenderen.

 

Sager til drøftelse/Beslutning

 

5a) Drøftelse af omdelte.

Proceduren om håndtering af regnskaber m.v. for alle klubber og aktiviteter blev diskuteret og om hvorvidt de skal sættes ind i mapper der står på kontoret så nuværende og kommende bestyrelser sikres gennemsigtighed og altid kan dykke ned i materialet. Emnet tages op igen på næste bestyrelsesmøde.

 

5b) Status på gård 5.

JJ beder gård 5 om at komme med en ansøgning på anskaffelse af det mest nødvendige inventar til gårdrummet. SVO sørger for at de gamle møbler (excl. reoler og bøger) fra bogcafeen og de gamle gårdrumsmøbler doneres til venligboerne eller smides ud.

 

5c) Ændring af aftale vedr. fælleshuse afd. 1+2.

Ensartede regler for udlejning af de store fælleshuse tages ligeledes op på næste fællesmøde.

 

6) Opsamling af opgaver i BH1 (To-do liste).

BS og SVO gennemgår de eksisterende lister og vores referater og sender en liste ud snarest.

 

Sager til orientering

7) Nyt fra udvalg, Syd-Bo og Fjernvarmeværket

  • SVO har lagt referatet fra spejdernes grupperådsmødet i dropboksen og af speciel interesse blev det nævnt at spejderne gerne ville arbejde tættere sammen med afdelingen om arrangementer.

 

  • SVO udsender referater fra Syd-Bo til bestyrelsen for eventuel kommentering og spørgsmål.

 

  • Gårdrumsudvalget afholder snarligt et møde med gårdrummene om styrket tværgående samarbejde og ensartede regler for udbetaling af tilskud.

 

  • Hjemmesideudvalget foreslår at kontaktdetaljerne til gårdrumshusene lægges på vores hjemmeside, det var der enighed om.

 

  • SVO foreslår at man bruger Appen ”Office Lens” til at scanne dokumenter m.v. der skal uploades til hjemmesiden.

 

  • Grønt udvalg opfordres til at have fokus på alger og vedligeholdelse af hegn til Markvandringen.

 

  • Der nedsættes et ad hoc udvalg til at kigge på farver og design i BH1 bestående af HR + AR + BS.

 

8) Forslag til næste møde

Intet at referere.

 

9) Næste møde: tirsdag d. 02. maj, 2017 kl. 18.00

Forhåndsafbud fra SVO men det kan overvejes at flytte møde til onsdag den 10. maj

 

10) Eventuelt

Intet at bemærke.

 

SVO05042017