Referat af ordinært bestyrelsesmøde, tirsdag den 03.01.2017, kl. 18.00
Tilstede: John Jacobsen (JJ), Sophus Vørsing (SVO), Connie Dreyer (CD), Morten Bergstrøm (MOBE), Berit Stenbæk (BS), Anja Rune (AR)
Ikke tilstede: Helen (HR), Jan Andersen (JA)
1) Godkendelse af referat
Referat af 06.12.2016 blev godkendt. JJ ønskede at referatet blev hurtigere godkendt så det kunne lægges på hjemmesiden.
2) Formandens punkter
Udkast til forretningsorden blev gennemgået og BS noterede rettelser og udsender til endelig godkendelse. Krav til Quick Guide blev diskuteret, SVO prøver at finde gammelt forslag fra ejendomskontoret og sender ud til videre bearbejdning. BS samler forslag herom. Georg har fået erkendtlighed for flaghejsning og Helen har fået god bedringsbuket. JJ har fået betalingskort til rådighedsbeløb.
3) EK`s punkter, herunder budgetopfølgning
MOBE skifter tøjcontainer fra Frelsens hær til en fra Røde Kors. Der bliver reduceret fra 2 stk. småt brændbart containere til 1 stk. på containergården. Maling af de resterende altaner hvor vi ikke fik adgang skal varsles med 6 ugers for adgang så god vedligeholdelsesstand sikres. Havebreve 3-4 stykker har ikke reageret og disse sager behandles via KAB og eventuelt beboerklagenævnet. Der bliver lavet 4 nye p-pladser inkl. MC parkering, lige overfor containergårdens ind- /udkørsel. MOBE fortalte om velkomstskrivelse til nye beboere der er ved at blive redigeret. MOBE orienterede om det nye administrationssystem UNIK som KAB/Syd-Bo overgår til i løbet af 2017. MOBE udsender Aktivitetsbudget for 2017 på mail. Boldspil forbudt skilte er opsat i alle gårde. MOBE fortalte at man var i gang med at fremsende fakturaer fra forsikringssager der er lidt gamle for at få krav honoreret. Budgetopfølgningen for 2016 udviser et forbrug på ca. 93% på konto 114, ca. 0% på konto 115 og ca. 86% på konto 116.
4) Øvrige medlemmers punkter
Der er lavet fælles Dropbox til bestyrelsen og en mailadresse afdbest.bh1@gmail.com
Sager til drøftelse/Beslutning
Aktiviteter for beboere
Arrangementsudvalget påtænker at komme med forslag til pensionisttur, børne/ungdoms arrangement I sommerferien, evt. fastelavns arrangement og Bøgemarked loppemarked der afholdes den 10. juni. 2017
Indkøb til fælleshus.
Flaskekøleskab og bar trænger til udskiftning og det undersøges om det eventuelt kunne kombineres i en enhed, forslag kommer til næste møde. MOBE oplyste at der også afsat midler til udskiftning af komfur i 2017.
5c) Anvendelse af sikringsrum som kælderrum.
Der er ikke krav om sikringsrum længere og måske kan udendørs pulterrum flyttes til kældere.
5d) Drøftelse af tilbud fra City Parkering.
Opstribning bliver udført hurtigst muligt og pladser til lange biler etableres ved grusparkeringen. Der sendes varsel ud om parkeringsordning med City Parkering træder i kraft.
6) Opsamling af opgaver i BH.
Der er intet nyt om de indefrosne midler. Referat fra ekstraordinært møde 25.04. er tilrettet og MOBE får underskrift fra Marianne Bentsen.
Der afholdes snarest møde med gårdrumsbestyrelserne angående årsregnskaber m.v. samt udvalget taler med dem om ikke at kunne udleje gårdrumshuse og FH nytårsaften.
Dansemotionstræning starter op den 1. feb.2017. Skrivelse sendes rundt og sættes på hjemmeside. BH Afd. 2 inviteres hertil.
Sager til orientering
7) Nyt fra udvalg, Syd-Bo og Fjernvarmeværket
Der var ikke spørgsmål til referatet fra Syd-Bo’s repræsentantskabsmøde, der var rundsendt forud for mødet.
8) Forslag til næste møde
Prioriteringslisten (opsamling af opgaver i BH1) og opfølgning på pkt. 5c.
9) Næste møde: tirsdag d. 07. februar, 2017
10) Eventuelt
Anvendelsen af en lukket Facebook gruppe for bestyrelsen blev drøftet men etableres ikke p.t.
SVO04012017