Referat af ordinært bestyrelsesmøde, tirsdag den 02.05.2017, kl. 18.00

 

 

 

Tilstede: John Jacobsen (JJ), Helen (HR), Connie Dreyer (CD), Berit Stenbæk (BS), Anja Rune (AR), Jan Andersen (JA), Morten Bergstrøm (MOBE),

Ikke tilstede: Sophus Vørsing (SVO)

 

Referat

 

1) Godkendelse af referat

Referat af 04.04. godkendtes.

 

2) Formandens punkter

  • Barkøler er bestilt.
  • Informationsarket vedr. økonomisk rådgivning husstandsomdeles i stedet for at hænge i opgangene.
  • Gård 5 har fået deres udlejning i drift.
  • Morten er på sagen med at finde ud af hvor langt husorden er nået i KAB

 

3) EK`s punkter, herunder budgetopfølgning

  • Køleskabet i fælleshuset er defekt og en reparation vil koste mellem 1700 og 2700, vi beslutter at købe et nyt.
  • Vaskeripriser er uændrede efter renovering af vaskeriet, det besluttes at fastholde udændrede priser.
  • Morten går en runde med maler og kigger på cykelskure og barnevognsskure. Morten prissætter sammen med maler. Designudvalget udpeger farver.
  • Der sættes rygning forbudt skilte op i billardlokalet. Der indkøbes spand og moppe til rengøring i billardlokalet og etableres derudover rengøring på toilet og mellemgang + motionslokalet en gang om måneden.
  • Orientering om renovering efter vandskade.
  • Projekt med at få fjernvarme direkte ind i de tre varmecentraler forløber planmæssigt og forventes udført sommeren 2018.
  • Rutchebanetårnet i Gård 1 er rådnet i benene og udskiftes.
  • Arbejde med at få lavet budget for 2018 er så småt ved at være sat i gang
  • Der er småting tilbage ifm. færdiggørelse af vaskeriet.
  • Morten vurderer gulvenes tilstand i gårdrumshusene for at prioritere det beløb, der er til rådighed til lakering af gulve.
  • Der henstår en knallert i et af cykelskurene, hvilket ikke er ulovligt iflg. husorden.
  • Udlejning af AV udstyr. Der skal redigeres i udlejningskontrakten. Der skal betales et særskilt depositum, hvis man er interesseret i at medleje AV udstyr.
  • Der kan isoleres under gulvet i stuelejligheder, der er kolde.
  • Droneoverflyvning har vist, at der er flere knækkede og/eller revnede tagsten flere steder i BH. MOBE gennemser materialet mhp. iværksættelse af reparation af de defekte tagsten.
  • Budgetopfølgningen udviser et forbrug på ca. 33% på konto 114, ca. 0% på konto 115 og ca. 28% på konto 116.

 

4) Øvrige medlemmers punkter

  • Gård 1 mangler at få udbetalt tilskuddet på 6000. Der er tilsagn fra Dusanka om at de bliver udbetalt så snart den nye konto til Gård 1 er oprettet.
  • Den blå varebil på parkeringspladsen håndteres af ejendomskontoret.
  • Den store fødselsdagsfest i Gård 1 har ikke været til stor gene for flertallet af beboere i Gård 1 – problematikken omkring ensretning af regler flyttes til fællesmødet for gårdrummene.
  • Det nye køkken i gårdrumshuset i Gård et er anslået til ca. 12.000 + udgifter til håndværker. Der søges tilskud fra KAB. Morten finder en pris fra tømrer på nedtagning af gammelt køkken og opsætning af det nye.

 

Sager til drøftelse/Beslutning

 

5a) Gårdbestyrelserne

Udvalget efterspørger den samlede bestyrelses holdning/ønsker/krav til møde med gårdbestyrelser. Der var enighed om at der bør laves et sæt fælles regler for udlejning af fælleshusene.

 

 

5b) Genoptagelse af punkt 5 a fra sidste møde

(Proceduren om håndtering af regnskaber m.v. for alle klubber og aktiviteter blev diskuteret og om hvorvidt de skal sættes ind i mapper der står på kontoret så nuværende og kommende bestyrelser sikres gennemsigtighed og altid kan dykke ned i materialet. Emnet tages op igen på næste bestyrelsesmøde.)

 

Det besluttedes, at aktiviteter der får tilskud, skal aflægge regnskab til bestyrelsen. Aktiviteter, der ikke får tilskud, skal ikke aflægge regnskab. Bestyrelsen henstiller dog til at aktiviteterne fortsat selv opbevarer regnskaberne, således at der kan ske adgang dertil, ifald der skulle være anledning til at fremsætte ønske derom.

For de aktiviteter, der har gratis brug af fælleshuse eller andre områder, påhviler det fulde erstatningsansvar aktiviteten, i fald der sker skade på ejendomsselskabets ejendom, da der ikke er skrevet lejekontrakt og bestyrelsen finder at boligselskabet skal være uden risiko for at frafalde regnskabskravet.

 

 

5c) Nedlæggelse af Bøgemarked iflg. vedtægter

Efter loppemarked den 10. juni (og aflæggelse af regnskab herfor) nedlægges Bøgemarked og aktiviteterne flyttes over i det nye aktivitetsudvalg, der består af medlemmer fra afdeling 1 og afdeling 2. Dette aktivitetsudvalg tager fremadrettet stilling til, hvilke aktiviteter der er regnskabspligtige.

Det vedtoges enstemmigt at nedlægge Bøgemarked som ovenfor nævnt.

 

Sager til orientering

6) Nyt fra udvalg, Syd-Bo og Fjernvarmeværket

  • Udsættes til næste møde.

 

7) Forslag til næste møde

  • Todo liste
  • Nyt fra Sydbo
  • Ny procedure for afslutning af referat
  • Afdelingsmøde.

 

8) Næste møde: onsdag d. 14. juni 2017, kl. 18.00

På grund af flere forhåndsafbud flyttes mødet væk fra første tirsdag i måneden og afholdes onsdag den 14. juni.

 

9) Eventuelt

Intet at bemærke.

 

/BS020517