Referat af ordinært bestyrelsesmøde, tirsdag den 06.12.2016, kl. 18.00

 

Tilstede: John Jacobsen (JJ), Sophus Vørsing (SVO), Connie Dreyer (CD), Morten Bergstrøm (MOBE), Berit Stenbæk (BS), Anja Rune (AR)

Ikke tilstede: Helen (HR), Jan Andersen (JA)

 

Dagsorden:                    

 

1) Godkendelse af referat

Referat af 1. nov. blev godkendt, underskrives på næste møde og sættes ind i mappe.

Hvis der er korrektur/ændringer til referatet så fremsend dem gerne inden mødet.

 

2) Formandens punkter

Valgprocedure ved afdelingsmødet blev diskuteret. Det blev besluttet at anskaffe en printer, trådløs mus til afdelingens bærbare og diverse kuglepenne til kontoret. SVO indkøber da JJ endnu ikke har hævekort.

 

3) EK`s punkter, herunder budgetopfølgning

MOBE fik bekræftet at der skal skiftes til rødbøg ved indkørslen. Parkeringsordning, ny aktør er endnu ikke fundet. Opfølgning på havebreve er i proces i KAB. Ledningsforkortere til lamperne i fælleshuset er kommet opsætning skal aftales. Der indkøbes pusleplads til de store fælleshus og det sættes op af ejendomskontoret. Morten har udskrevet liste over hvem der har adgang til bogcafe. Liste overgives til Helen. Der har været hærværk på dør til teknikrum til bogcafeen. Budgetopfølgningen udviser et forbrug på ca. 86% på konto 114, ca. 0% på konto 115 og ca. 89% på konto 116.

 

4) Øvrige medlemmers punkter

SVO undersøger hvad det koster at etablere WIFI og projektor i det store fælleshus. CD gjorde opmærksom på at der ikke er meget tryk og temperatur på det varme vand i det store fælleshus, MOBE undersøger og udbedrer. AR spurgte til afholdelse af møde med bestyrelserne for gårdrumshusene. SVO foreslår at udvalget holder et møde med bestyrelserne i januar og får frisket regnskabsproceduren, afleveringsfristen og andre aktuelle emner op. JJ vil tilstræbe at der afholdes 2 årlige møder med gårdrumsbestyrelserne.

 

Sager til drøftelse/Beslutning

5) Indkomne forslag fra bestyrelsesmedlemmer.

 

A: Præcisering af hvem der udtaler sig på bestyrelsens vegne.

Det gør formanden, der evt. uddelegerer til udvalgsformænd.

 

B: Forretningsorden bestyrelsen.

Der var enighed om at det er en god ide, JJ kommer med oplæg til næste møde.

 

C: Status på gård 5 ændringer.

Når der bliver valgt en gyldig bestyrelse (efter stiftende generalforsamling) så skal gården have adgang til deres gårdrum og der skal findes en anden placering til bogklubben.

 

D: Telefontilskud tidligere formand for 2016.

Stilles i bero indtil overdragelse fra tidligere kasserer er gennemført. Mobilabonnement for kontakt til Afdelingsbestyrelsen og formanden anskaffes. SVO donerer telefon.

 

E:  Tilbud vedr. optælling af effekter i fælleshus.

CD fremlagde tilbud fra Cleanup på optælling af service m.v. Cleanup foretager første optælling sammen med JJ + CD. Herefter vil JJ sørge for en kvartalsvis update af service i samarbejde med ejendomskontoret. Der annonceres efter en fast fælleshusbestyrer.

 

F:  Julefrokost samt gaver til hjælpere.

Julefrokost udsættes til næste møde. Og der indkøbes en erkendtlighed til Georg for flaghejsningen.

 

6) Opsamling af opgaver i Bøgehegnet (todo liste).

Todo liste blev gennemgået og prioriteret. BS renskriver todo liste og tilføjer punkter fra dette referat så vi har en komplet oversigt.

 

Sager til orientering

7) Nyt fra udvalg, Syd-Bo og Fjernvarmeværket

SVO udsender referater fra bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøder til kommentering og spørgsmål besvares gerne.

 

8) Indkomne forslag.

Se sager til beslutning.

 

9) Forslag til næste møde

ingen.

 

10) Næste møde: tirsdag d. 03. jan. 2017 kl. 18.00

 

11) Eventuelt

Intet at bemærke.

 

SVO07122016