Forretningsorden for Afdelingsbestyrelsen i Bøgehegnet I
§1 Afdelingsmødet vælger bestyrelsesformand, bestyrelsesmedlemmer og suppleanter jf. vedtægtens § 17, stk. 4.
§2 Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig herefter senest på førstkommende bestyrelsesmøde og udpeger medlemmer til udvalgsposter. Opgaver fordeles og specielle udvalg nedsættes efter behov. Udvalg nedsættes derudover løbende, når der opstår behov herfor. Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af medlemmer er til stede. Afdelingsbestyrelsen har ikke tegningsret ift. juridiske eller økonomiske dispositioner. Der udføres intern revision af rådighedsbeløbet hvert kvartal ved fremvisning af kontoudtog og bilag. Dette udføres af et bestyrelsesmedlem uden adgang til kontoen.
§3 Bestyrelsesmedlemmer, der flytter, eller af anden årsag ønsker at trække sig i løbet af valgperioden erstattes af 1. suppleanten. Hvis formanden forlader bestyrelsen i løbet af en valgperiode, indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde med valg af bestyrelsesformand som eneste punkt på dagsordenen.
§4 Bestyrelsesmøder afholdes den første tirsdag i måneden, juli undtaget. På møderne indbydes suppleanter til at deltage. Suppleanter har ikke stemmeret. I fald der er punkter på dagsorden, der nødvendiggør beboeres deltagelse i mødet, lægges dette punkt først i dagsorden.
§5 Bestyrelsesmødet ledes af formanden, som også udarbejder dagsorden, der udsendes pr. mail senest en uge før mødet. Forslag til dagsordenen fra bestyrelsesmedlemmerne skal være formanden i hænde 10 dage før møde. Samtidig med indkaldelse til mødet gøres mødets dagsorden tilgængelig for afdelingens beboere ved ophæng i glasskab ved vaskeri og offentliggørelse snarest derefter på afdelingens hjemmeside.
§6 Referat af bestyrelsesmøder offentliggøres for alle beboere snarest og senest 4 uger efter møde ved ophæng i glasskab ved vaskeri og offentliggørelse på afdelingens hjemmeside.
§7 Formandens beretning til afdelingsmødet godkendes af bestyrelsen på det sidste ordinære møde inden det årlige afdelingsmøde.
§8 Habilitetserklæring skal udfyldes af alle bestyrelsesmedlemmer og sendes til KAB. Ændringer skal straks meddeles KAB.
§9 Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt vedrørende bestyrelsens forhandlinger og direkte gengivelse af udsagn fra andre bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsens beslutninger er ikke omfattet af tavshedspligt, med mindre bestyrelsen i enkeltstående tilfælde træffer beslutning herom.
Om beboernes personlige og private forhold, der kommer til bestyrelsens kendskab ifm. behandling af sager har alle bestyrelsesmedlemmer tavshedspligt.
Tavshedspligt gælder i forbindelse med videregivelse af oplysninger til uvedkommende, som ikke i forvejen er bekendte med disse oplysninger. Ligeså gælder tavshedspligten i forbindelse med opbevaring af dokumenter, der indeholder oplysninger af en sådan karakter, at der er tale om tavshedsbrud, hvis andre kommer i besiddelse af, eller kan læse vedkommende dokumenter.
Ovenstående vedtaget på bestyrelsesmøde den 7. marts 2017